A magyar tulajdonú DMS One Zrt. 20 éve dolgozik a piacon, fő területe az üzleti folyamatok digitalizálása és a dokumentumkezelés. Varga László üzletfejlesztési igazgató a KözútVilág Expón tartott előadásában a digitalizáció gyakorlati kérdéseiről szólt a vállalatok üzleti folyamatában, megemlítve, hogy a logisztikai iparágból tavaly megindult az érdeklődés a megoldásaik iránt. Szerinte amíg egy cégnél fut a szekér, nemigen gondolkodnak hatékonyságjavításon, ez akkor változik meg, amikor már nem működik minden jól. Úgy látja, hogy a digitalizáció nagymértékben tudja segíteni a közúti járműfuvarozásban tevékenykedő vállalkozásokat.
A logisztikában még ma is sok papírt használnak, holott húsz éve úgy tűnt, hogy mára mindez a múlté lesz. Bár manapság már naponta kapjuk e-mailek sokaságát, és számtalan más platformon is kommunikálunk egymással, elektronikusan szinte még ma sem nagyon írunk alá szerződéseket, elhanyagoltuk a háttéradminisztráció fejlesztését: például kötelező papíron őrizni a fuvarokmányokat, a szállítóleveleket, „majd egyszer digitalizáljuk” címszóval. A többoldalas szerződések a polcokon sorakoznak nyomtatásban, és gyakran minden számla mögött is ott vannak, lemásolva, lefűzve a teljesítési igazolással együtt. Mit tapasztalunk egy ilyen rendszerben? Lassú kereshetőséget, akadozó folyamatokat, az adatok hasznosíthatatlanságát.
A digitalizáció ezen változtat. Például a néhány éven belül kötelezővé váló e-fuvarlevelek beemelése a vállalat digitális irányításába nemcsak a fuvardíjak gyors beérkezését garantálhatja, de a szállítmánnyal kapcsolatos esetleges bonyodalmak automatikus kezeléséről is gondoskodhat. Az e-CMR rendszer által a szállítmányról jelzett információ (például sérülés, nem megfelelő áru, címzettel kapcsolatos probléma stb.) feldolgozásakor akár automatikusan elindulhat a helyzet hatékony kezelését garantáló, elektronikusan vezérelt folyamat. Az eredmény? Kevesebb lesz a dolga a kollégáknak, és maguktól megoldódnak bizonyos ismétlődő, operatív feladatok.
„De nézzük a jelent!” – folytatta Varga László. A HR- és a beszerzési feladatok során is döntő, mennyire olajozott a vállalati gépezet. Ha például túl sok időt vesz igénybe a munkaerő-felvétel, akkor a konkurencia veszi fel a jelöltet, vagy ha egy számlát nem igazolunk vissza időben, akkor esetleg nem tudjuk megtartani a beszállítónkat. A DMS One abban is tud segíteni ügyfeleinek, hogy ilyen hibákra ne kerüljön sor.
A digitalizáció tehát a jövőbeni működés záloga, de ha ez nem lenne elég, a kényszer is egyre erősebb: a NAV régóta elvárja, cégkaput is kell használni, és partnereink is joggal követelhetik, hogy digitalizáljuk a közös dolgainkat. A logisztikai digitalizáció jó példája a kifli.hu, amely pár óra, de akár 15 perc alatt is képes házhoz szállítani azt az árut, amit megrendeltünk. „Ez valósággal felforgatta az iparágat” – említette a szakember.
Ügyfeleiknek azt javasolják, hogy először gondolják végig a folyamataikat: melyek a kulcspontok, kik azok a vezetők, akiket be kell vonni? „Álmodjunk kisebbet!” – fogalmazott az előadó, vagyis a kezdeti óriásberuházás helyett az elején olyan üzleti folyamatokat kell áttekinteni, amelyekből 3–6 hónapon belül érték származik, és nem 2–3 év múlva lesz belőle egy megfoghatatlan informatikai beruházás.
Iparági átlagban az IT-bevezetések 70 százaléka kudarc, ellenben a DMS One Zrt. projektjeinek 98 százaléka sikeres. Ennek oka, hogy célzott megoldást tudnak nyújtani, és a beszerzési költségek optimalizálása mellett maximális ügyfélértéket biztosítanak. Akár több millió forinttal lehet kedvezőbb a digitalizációs befektetés a felesleges licencek, egyedi fejlesztés elkerülése révén. A folyamatfejlesztési tanácsadás során hasznos pluszinformációkra derülhet fény, kritikus pontok, szűk keresztmetszetek kerülhetnek felszínre.
LOGISZTIKAI CÉLTERÜLETEK
Szerződések, szállítólevelek, menetlevelek, nemzetközi fuvarokmányok, HR-folyamatok (ki- és beléptetés), minőségirányítási dokumentációk, szabályzatok, eljárások, hatóság vagy ügyfelek által auditált folyamatok kezelése, teljesítések, számlák igazolása, cégkapu-integráció, projektek dokumentálása.
