Levált a cipő sarka, és a visszacseréléshez nincs meg az eredeti blokk? Minden vásárlás alkalmával használva a DOQdrive-ot a papíralapú számlák digitalizálhatók, és az elektronikusan is eredetinek minősülő másolatokkal a vásárlói jogok maradéktalanul érvényesíthetők. Ezzel a szolgáltatással a DO-Q-MENT kilépett a B2B-szektorból. Ennek hátteréről kérdeztük Hortobágyi Ágoston ügyvezető igazgatót, és jutottunk az evangelizációs szemléletformálás válaszáig.
– Miért nyitottak az új szolgáltatásukkal a magánszemélyek felé?
– Ahhoz, hogy a cégek felismerjék az innovatív rendszerünk, a 2015-re fejlesztett, papírmentesítő, de jogilag eredeti dokumentációkat megőrző Green Archive előnyeit, szükség van egy megygyőző belépőre, és az elmúlt időszak tapasztalata alapján ez a döntéshozók magánszemély énje. Mondhatni, sosem logó beszélget logóval, hanem ember emberrel. Ha viszont a cégvezetők a saját bőrükön tapasztalva, a most szeptemberben piacra dobott DOQdrive mobilapplikáció használatával megértik az archiválórendszer informatikai és jogi lényegét – úgy a biztonságot, mint a hitelességet –, akkor képesek túllépni az afféle gyakorlaton, mint „megszoktuk, hogy 3–4 hét egy fuvarlevél visszaigazolása”. A DOQdrive ugyanis egy egyszerűen és díjmentesen használható mobilalkalmazás, amelynek segítségével bárki könnyedén előállíthatja és tárolhatja digitálisan is eredetinek minősülő dokumentumait (például csekkjeit, blokkjait) és adatait úgy, hogy azok akár egy bírósági eljárásban is felhasználhatók.
Amint egy ilyen fogyasztói helyzetben a döntéshozók meggyőződnek a digitális dokumentumkezelés egyszerűségéről, gyorsaságáról, biztonságáról és elfogadásáról, máris nyitottabbak lehetnek a céges alkalmazásra is, például hogy a korábbiakhoz képest immár 3–4 másodperc (!) alatt visszaérkezhet a fuvarlevél, és fizethetővé tehetik a fuvarfeladatot.
– Értsük úgy, hogy a DOQdrive a szemléletformálás eszköze lett?
– Mi több: a zászlóshajója! Általa a társadalmat felkészíthetjük arra, hogy már létezik könnyen kezelhető és megbízható megoldás a papírmentességre, a technológia itt van a kezünkben, csak élni kell vele. A mi cégünknél például már csak a névjegykártyák készülnek papírból, és a nyomtatott sajtónak van még elég erős történelmi hagyománya, érzelmi töltete ahhoz, hogy egyelőre ne száműzzük véglegesen; ezeken kívül minden iratunk, aktánk, jegyzetünk a virtuális térben található. Az elmúlt két évben azonban hiába népszerűsítettük a B2B-szektorban a dokumentumok digitalizálását, igazi áttörést nem sikerült elérnünk. Volt, aki azzal utasított vissza, hogy nem érti a rendszer lényegét – neki meg kell tapasztalnia. Mások arra hivatkoztak, hogy jól működik a mostani gyakorlatuk – nekik is „élesben” kell találkozniuk az előnyökkel. És akadtak, akik éppen csak nem akartak elsők lenni az efféle innovációban – nos, nekik üzenem: aki nem tart lépést a fiatal, feltörekvő generáció magától értetődő digitális gondolkodásmódjával és készségeivel, az bizony lemarad. Most még félnek, hogy engedve az új idők szelének, bevezetve – de nem értve – az okos megoldásokat elveszíthetik az irányítást, ám a digitalizáció vitathatatlanul teret hódít, és kíméletlenül bekövetkezik. Ráadásul nem is szükséges bitpontosan érteni a működési mechanizmust, csak megbízni benne és használni.
DIGITÁLIS ÍRÁSTUDÁS
A DO-Q-MENT vezényletével a közelmúltban megalapított Biztonságos Digitális Társadalomért Egyesület (BIDITA) létrehozásának célja a magánszemélyek bekapcsolása a digitalizáció folyamatába, hiszen a 80 százalékuk digitálisan írástudatlannak számít. A kapcsolatrendszert nyújtó különféle intézmények és szolgáltatók (például közigazgatás, bank, biztosító, közművek, telekommunikáció) által kifejlesztett, egymástól eltérő szemléletű digitális csatornák és kódjaik szövevényében nem könnyű eligazodni, ami menekülésre kényszerít, és egyértelműen hátráltatja a digitalizáció elterjedését. A civil szervezet azt tűzte ki, hogy a magánemberek digitális írástudóvá tételével – egyetlen, univerzális eszköz (felhasználói azonosító, jelszó, kód) biztosításával – bekapcsolja őket bármelyik hálózatba.
– Célzottan a logisztikában hogyan hasznosítható a fejlesztés?
– Eleinte a fuvarlevél szinte azonnali visszaérkeztetésére fókuszáltunk, de a pénzügyi osztályokat nem érdekli a papírmentes számla, a cégvezetők a 60–70 százalékos postaköltség-megtakarítási lehetőség dacára tartózkodnak a bevezetésétől. Újonnan megértettük, hogy ebben az iparágban inkább a reklamációk felmerülésekor és a káresemények helyszínének, időpontjának, körülményeinek dokumentálásakor, azaz fényképek, videók, hangfelvételek szabályozott készítése során jut szerephez az instant megoldás – mert bár ritka esetek, nagyon tudnak fájni, hiszen rendszerint nincsenek beépítve a büdzsébe, váratlanul is jelentkeznek, és még kiugróan nagy összegekre is rúghatnak. Mivel a megfelelő szabályok szerint archivált dokumentumok perdöntő, közvetlen bizonyítéknak minősülnek, hiteles információk birtokában a bírósági folyamat vagy a biztosítási kárkezelés máris gördülékenyebbé válik.
EGYEDÜLÁLLÓ ÉS ELISMERT
A meglévő elemekből (például felhők, aláírómotor, időbélyeg, hitelesítési eljárás, mobilapplikáció stb.) újragondolással töltekező, saját fejlesztésű megoldást, a Green Archive – DOQdrive-ot a DO-Q-MENT használati mintaoltalommal levédette. Az utóbbi a sikeres szeptemberi bevezetést követően már termékfejlesztési nagydíjat is nyert. A társaság egyedülálló a dokumentumarchiválási piacon azzal is, hogy nem a keretrendszerként megalkotott terméket értékesíti, hanem fogyasztásalapon a szolgáltatást. A jövő évi tervei között pedig az e-szerződéses folyamatok bevezetése áll a cégek HR-frontjain, amellyel a B2C-szektor papírmentesítését vette célba.
– Hasonló a helyzet más területeken s más országokban is?
– A papírmentesítés és a köréje szervezett technológia egy fejlődési folyamat része, és kinél gyorsabb, kinél lassabb, de megállíthatatlan valóság, előbb-utóbb az életünk része lesz – pont, mint a telekommunikáció vagy mondjuk az ABS evolúciója. Amíg azonban az üzleti folyamatokba eleve beépítik a tág fizetési határidőket, semmi nem ösztönöz az azonnaliságra, sőt, mindez kifejezetten ellene hat, késleltetve az innovációt. Ez fokozottan jelentkezik a láncolatként üzemelő fuvarozási-szállítmányozási-logisztikai tevékenységekben, ahol elég egyetlen láncszemnek – akár megbízónak, akár alvállalkozónak – ellenállnia, és máris kútba esik a papírmentes rendszer bevezetése.
– Ugyanakkor ezek az iparágak a digitalizálást fennhangon igénylik, sőt zászlóra tűzve hirdetik.
– Ennek térhódítása valóban látványosabb lehet, bár az is igaz, hogy nem elég csak beszélni róla; használni is kellene. Csakhogy a cégek valójában félnek az újtól, hogy az felborítja a jól bevált metódusokat, nehezen teszik le a voksukat az ismeretlen innováció mellett, fejben a régi rendszerekhez ragaszkodnak. „Ez a jövő” – ebben egyetért mindenki, de mivel „csak” a jövő, a jelenben még nem kell foglalkozni vele, elodázható. Ez széleskörűen az egész társadalom szemléletére igaz. Pedig ha végig gondoljuk, hogy a mai 40–50 éves korosztályú vezetői réteg gyermekei számára mennyire elemi közeg a digitalizált világ, akkor mindössze 15–20 éven belül bizony ezek a fiatalok fognak irányítani, ők fogják ezt elvárni, alapvetésként kezelni, és ez számunkra is valóság lesz – nem lehet kihátrálni előle. Tehát az egyetlen okos lépés most, idejekorán felvenni a fonalat és hálózatba kapcsolódni. Ami olyan jól megy a logisztikusoknak, speditőröknek a földrajzi térben, azt most meg kell lépni egy másik szinten: online is. Különösen úgy, hogy forradalmi újításként a papírmentesítő megoldás készen van, egy gombnyomásra beüzemelhető. És akinek ehhez van mersze, annak nevéhez nem homályosan működő, irányíthatatlan, hanem a vágyott hatékonyságot növelő, igazi távlatokat nyitó rendszer bevezetése kötődik majd, a saját pozíciója megerősödése mellett.
HOGY NE LEGYEN MUMUS
A digitalizációnál is élesebb kontúrokkal küszöbön áll az egységes európai adatkezelési törvény (General Data Protection Regulation, GDPR) bevezetése: 2018. május 25-étől életbe lépnek a szankciói. Az erre való felkészülést Hortobágyi Ágoston véleménye szerint házon belül, többmillió forintos költséggel is el lehet végezni, de választható kívülről is kész rendszer, amely ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat. Ilyen megoldás például a Green Archive – DOQdrive, hiszen a digitális dokumentumkezelés során zártcsatornás kommunikációt biztosít a B2B- és a B2C-szektorban egyaránt. Ez azért is szem előtt tartandó szempont valamennyi cég számára, mert magánügyfél nélkül látszólag ugyan nem tartoznak a törvény hatálya alá, ám mivel a társaságokat mindenhol (nyilvántartásokban, szerződésekben) személyes adatokkal bíró és azokkal leképezett, nevesített magánszemélyek képviselik, bizony ezen a területen is megjelennek olyan védendő adatok, amelyeket az uniós törvénynek megfelelő biztonsággal kell létrehozni és tárolni. Mindennek nemcsak a bírságok fenyegető réme miatt kell fókuszba kerülnie, hanem az élesedés másnapján várhatóan agyszámban jelentkeznek az adatbetörések. Emiatt az eseteket jelenteni fogják, napvilágra kerülnek, márpedig a hatóságnak nem lesz mérlegelési lehetősége: büntetni fogja a nem megfelelő védelemmel bíró vállalkozásokat.
Ez a cikk a NavigátorVilág decemberi számában jelent meg.
