Papíralapú fuvarlevél helyett okostelefont vagy e-aláíró táblagépet is kaphatnak a sofőrök az adminisztrációhoz.
A logisztikai és szállítmányozócégek számára manapság a munkaerőhiányon túl talán a legnagyobb nehézséget a rendkívül sok papírmunka jelenti: fuvar- és szállítólevelek, számlák, a tachográf-kimutatások, valamint ezek adminisztrációja időigényes, költséges és a térbeli különbségek miatt bonyolult feladat. Azonban ma már elérhetők olyan elektronikus aláírásra épülő rendszerek, melyekkel a fenti folyamatok jelentősen leegyszerűsíthetők, gyorsíthatók, a költségek csökkenthetők, miközben a hatékonyság már rövidtávon is javul.
Sokan fellélegezhetnek: aláírás toll és papír nélkül, tableten vagy telefonon
Az elektronikus aláírás egyik legnagyobb hozadéka, hogy szükségtelenné teszi a papíralapú dokumentumok használatát, miközben mind a magyar, mind az európai jogrendben azonos értékű a papíron és tollal történő aláírással. Ez a technológia biztonságosan segíti a cégen belüli folyamatok digitalizálását, automatizálását, miközben kizárja a visszaélés, csalás lehetőségét is az aláírt okmányokkal. A rendszer egy szállítmányozóvállalat esetén lehetővé teszi például, hogy a sofőrök vagy a logisztikai munkatársak elektronikusan írjanak alá eddig papíralapú dokumentumokat, bárhol, bármikor, akár egy okostelefonon is. A technológia több mint 200 ezer, a szegmensben dolgozó munkavállaló mindennapjait könnyíthetné meg: ha csupán a tachográf-kimutatásokat vizsgáljuk, 100 sofőr esetén évi négy–hatezer oldalnyi dokumentumról is szó lehet.
Számokban mérhető előnyök: e-alírással a fuvarlevél e-mailen is hiteles
Fontos üzleti előny, hogy az e-aláírások használatával előbb számlázhatók a fuvarok is, nem kell ugyanis megvárni, hogy a tollal szignált, papíralapú fuvarlevél beérjen a cég pénzügyi osztályára, ami jelenleg – külföldi szállítmány esetén – akár hetekig is eltarthat. Az elektronikus aláírást követően azonnal továbbítható a dokumentum, és már készülhet is a számla. „Egy nagyobb szállítmányozóvállalat üzletmenetében akár évente tíz-, százezres nagyságrendben is képződnek fuvarlevelek. Ezek kinyomtatása, kezelése, tárolása és a teljes adminisztrációs folyamat átkerülhet a digitális térbe az e-aláírás technológia segítségével. Nemzetközi statisztikák és elemzések szerint, hatékonyan alkalmazva a technológiát, az e-aláírás használatával akár 30–50 százalékos költségcsökkenés is elérhető az adminisztráción. A hazai szállítmányozóvállalatok közül is egyre többen ismerik fel, hogy megéri váltani és digitalizálni” – mutatott ráSomkuti András, a Docler Csoport elnöke és az e-aláírás specialista NETLOCK vezetője.
Megoldás, karnyújtásnyira
Az e-aláírások legújabb generációja már semmilyen speciális segédeszközt – chipkártyát vagy kártyaolvasót – nem igényel. Így nemcsak költséghatékony, de rugalmas és kényelmes megoldás lehet az okostelefonon is alkalmazható e-aláíró rendszer bevezetése egy szállítmányozóvállalatnál. „A sofőr leszállítja az árut, majd egy tableten vagy telefonon aláírja a szállítólevelet, tachográfot, amely így azonnal bekerülhet a vállalat rendszerébe. Érdemes lehet mihamarabb kiaknázni az e-aláírásban rejlő lehetőségeket, aki ugyanis a digitális versenyben lemarad, az üzleti versenyben is hátrányra számíthat” – hívta fel a figyelmet Somkuti András. Ugyanez a technológia biztosíthatja évi több százezer hiteles elektronikus számla kibocsátását, illetve a beérkező számlák automatikus hitelesség-ellenőrzését is a vállalati informatikai rendszerbe integráltan.
Öt ok, amiért érdemes bevezetni egy szállítmányozóvállalatnál az okostelefonos e-aláírás rendszert
1. A sofőrök bárhol, bármikor aláírhatják elektronikusan a szükséges dokumentumokat egyszerűen és kényelmesen, amely így azonnal bekerülhet a cég saját rendszerébe, jelentős időmegtakarítást biztosítva például a gyorsabb számlázás érdekében is.
2. Az e-aláírt dokumentum jogilag egyenértékű a papíron, tollal történt aláírással, teljesen feleslegessé teszi a nyomtatást, és egyszerűsíti, gyorsítja az adminisztrációt, költségmegtakarítást eredményez az üzleti folyamatokban.
3. Az aláírt dokumentumok digitálisan archiválásra kerülhetnek, az így kezelt állományokkal lényegesen könnyebben felelhet meg egy vállalat az új adatvédelmi szabályoknak (például a GDPR szabályozásának), és a „papírhalmok” megszüntetésével egyszerűsíti az archív állományok kezelését is.
4. A felhőalapú e-aláíró szolgáltatás számítógépen, okostelefonon, tableten operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőn keresztül elérhető bármilyen fájltípus (például: pdf, doc, xls stb.) aláírható segítségével.
5. Használata egyszerű és biztonságos: az aláírás a webes felületen keresztül, PIN-kód megadásával történik, a hamisítás lehetősége kizárt.
